Checkliste: So gelingt die Tagung

Sie orga­ni­sie­ren zum ers­ten Mal eine Tagung/ein Symposium/einen Kon­gress und ver­zwei­feln? Mit die­ser Check­liste behal­ten Sie den Über­blick und die Ruhe. Viel Spaß!

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1. Die Pla­nun­gen begin­nen

☐ Brain­stor­ming: Was ist das Thema der Tagung, wann fin­det sie statt, wie lange dau­ert sie, wer küm­mert sich um wel­che Auf­ga­ben?
Tipp: Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools wie Slack und Trello hel­fen bei der Abstim­mung

☐ Zeit- und Kos­ten­plan erstel­len

☐ Referenten*innen und Loca­tion anfra­gen

☐ Spon­so­ren suchen
Tipp: in E‑Mail-Anfra­gen Prä­sen­ta­tion des Kon­zepts mit­schi­cken

☐ Logo & Flyer in Auf­trag geben

2. Teilnehmer*innen ein­la­den

☐ Ticke­ting-Seite mit Infos zur Tagung erstel­len, bei Conn­fair zum Bei­spiel auf der Seite app.counter-app.connfairmultisite.kinsta.cloud
Tipp: Bei Conn­fair kön­nen sich Teilnehmer*innen für ein­zelne Work­shops regis­trie­ren

☐ Mar­ke­ting: Den Link zur Ticke­ting-Seite per Mail ver­schi­cken, Face­book- Event erstel­len, in ent­spre­chen­den Maga­zi­nen und News­let­tern auf Tagung auf­merk­sam machen, Web­seite & Social-Media-Kanäle mit pas­sen­den Inhal­ten bespie­len

☐ Über­nach­tung & Anfahrt für Referent*innen orga­ni­sie­ren

☐ Räume: Wie viele, wel­che Größe, wel­che Aus­stat­tung? Platz für Gar­de­robe und Akkre­di­tie­rung ein­pla­nen

☐ Ver­pfle­gung: Cate­ring o. Ä. orga­ni­sie­ren

☐ Tagungsunterlagen/letzte Infos zusam­men­stel­len und ver­schi­cken
Tipp: ist bei Conn­fair z.B. als Seri­en­mail über das Admin-Tool mög­lich

☐ Team-Shirts anfer­ti­gen las­sen

☐ Begrü­ßungs­rede vor­be­rei­ten

3. Der große Tag

☐ Ansprechpartner*in für Not­fälle bestim­men (z.B. Strom­aus­fall)

☐ Ein­lass orga­ni­sie­ren, z.B. Scan-App auf dem Smart­phone instal­lie­ren, bei Bedarf mobi­les Dreh­kreuz auf­bauen

☐ evtl. Secu­rity-Check

☐ Bad­ges ver­tei­len
Tipp: Conn­fair-Tickets kön­nen aus­ge­druckt auch als Badge ver­wen­det wer­den

☐ für stän­di­gen Kaf­fee­nach­schub sor­gen

☐ Social Media bespie­len: Twit­ter, Insta­gram, Face­book, XING, Lin­kedIn…

☐ Geschenke an Referent*innen über­rei­chen

☐ erfolg­rei­che Tagung zele­brie­ren, zusam­men Spaß haben

4. Der Kater danach

☐ Feed­back aus­wer­ten

☐ Nach­be­richt schrei­ben, evtl. Pres­se­mit­tei­lung und News­let­ter ver­schi­cken

☐ Abrech­nun­gen ver­schi­cken

☐ bei frei­wil­li­gen Helfer*innen bedan­ken